Мастер отчетов

В мастере отчетов имеется множество параметров настройки, которые можно выбрать перед тем, как сформировать отчет. Мастер отчетов предлагает пошаговую инструкцию по выполнению этих настроек, что значительно упрощает построение нужного отчета. Поскольку формирование какого-либо из отчетов может требоваться регулярно, мастер отчетов позволяет присвоить отчету имя и сохранить его настройки для последующего использования.

Формирование основного отчета

Ниже приведен пример изменения отчетов в мастере отчетов. Он основан на использовании базы данных, включающей стандартные данные активов для компьютеров компании, в том числе сведения о производителе, модели, серийном номере, процессоре, местоположении, стоимости, дате приобретения и т.д. В этом примере сначала будет сформирован основной отчет, а затем будут выполнены различные действия и представлены параметры для дальнейшей настройки отчета. И наконец, мы продемонстрируем, как использовать отчеты для быстрых обновлений отдельной или всех записей в базе данных.

Поскольку некоторые из приведенных ниже иллюстраций основаны на тестовых данных, а не на фактических данных из вашей базы данных, то описанный в этих примерах сценарий является гипотетическим. Для формирования описанных ниже отчетов вам необходимы абсолютно такие же или схожие данные в базе данных активов. Кроме того, большинство приведенных далее действий необязательны для многих типов отчетов. Основной целью следующих примеров является создать у вас представление о работе мастера отчетов и существующих возможностях их настойки.

Перед выполнением операций фильтрации и других настроек с учетом требований пользователя мы сформирует полный отчет обо всех настольных компьютерах компании.

1. Выберите вкладку Активы или Процесс.
2. Щелкните Отчеты, чтобы открыть проводник отчетов на навигационной панели.
3. Щелкните, чтобы развернуть папку Активы в проводнике отчетов.
4. Разверните активы по типу, затем разверните компьютеры.
5. Выберите шаблон отчета для варианта Все компьютеры.
   
   
   Мастер отчетов сформирует отчет, основанный на текущих настройках для данного отчета, а именно отчет для всех настольных компьютеров во всех офисах компании независимо от текущего состояния их жизненного цикла. В отчете также присутствует информация об ИД актива, его имени, инвентарном номере, изготовителе, владельце и стоимости.
   
   
6. Нажмите кнопку Настройки, чтобы открыть мастер отчетов и изменить настройки.

Откроется мастер отчетов. Если во время использования мастера отчетов вы выполняете изменение или просмотр настроек существующего отчета, мастер сразу же отобразит панель Столбцы. Во время создания нового отчета мастер открывается на панели "Общее".

Панель "Общее"

1. Выберите Общее, чтобы открыть панель Общие настройки отчета.
   
   
   
   Панель Общие настройки отчета используется для присвоения имени отчету и выбора представления отчета. Также отображается окно Доступные представления отчетов, но оно недоступно, поскольку представление отчета уже выбрано.
   
   
2. Введите имя, которое нужно назначить для отчета.

Панель "Столбцы"

1. Щелкните Столбцы, чтобы открыть панель "Столбцы".
   
   
   
   На панели Столбцы можно выбрать столбцы (в записях активов - поля), которые будут включены в отчет. Столбцы, которые можно добавить в отчет, перечислены в списке "Доступные столбцы". Справа перечислены столбцы, которые уже отображаются в отчете. Нам не нужны поля "Тип актива" и "Инвент. №", поэтому мы их удаляем.
   
   
2. Выберите Тип актива и Инвент. № в списке Отобразить столбцы.
3. Щелкните [ < ], чтобы удалить эти поля из списка Отобразить столбцы.

Панель "Фильтры"

1. Щелкните Фильтры, чтобы открыть панель Фильтры.
   
   
   
   На панели Фильтры можно ограничить полученную информацию, включив в отчет только данные за определенные даты. В этом примере мы включаем в отчет только компьютеры, которые в настоящий момент заказаны для офиса в районе Южный Иордан.
   
2. В области Фильтры отчета в строке 1 выберите Местоположение для параметра Столбец отчета, [=] для параметра Оператор и Южный Иордан для параметра Значение.
   
3. Щелкните кнопку [+], чтобы добавить формулу в фильтр.
   
   Можно включить дополнительные или альтернативные фильтры, вставив их после создания формулы. В следующем примере перечислены все четыре ноутбука, которые заказаны для офиса в Лос-Анджелесе и также те, которые заказаны или доступны в Денвере.
   
   
   
   Можно нажать кнопку Проверить формулу, чтобы убедиться правильности формулы.
   
4. В строке 2 области фильтров "Отчет" выберите Состояние цикла жизни для параметра Столбец отчета, [=] для параметра Оператор и Заказано для параметра Значение.
5. Щелкните кнопку [+], чтобы добавить формулу в фильтр.
   
   

Примечание. Если пользователям, незнакомым с синтаксисом, даны права чтения, изменения или выполнения отчетов, им может потребоваться напомнить использовать "1" для значения "True" и "0" для значения "False" при разборе значений отчета, полученного из базы данных, или при ответе на запросы во время процесса создания отчета. Например, выбранный параметр имеет в базе данных значение, равное 1 (или "True"); неустановленный параметр представляет в записи базы данных значение 0 (или "False").

Панель "Сортировка"

1. Выберите команду Сортировка, чтобы открылась панель Сортировка.
   
   
   
   Отсортируем отчет таким образом, чтобы упорядочить элементы по стоимости и указать их в порядке убывания.
   
   
2. Выберите Стоимость в поле Столбцы.
3. Выберите По убыванию в поле Порядок сортировки.
   

Панель "Группировка"

1. Выберите команду Группировка, чтобы открылась панель Группировка.
   
   
   
   Данные должны быть сгруппированы по изготовителям. Так как данные представляют несколько различных изготовителей, результат будет оформлен в виде нескольких отдельных отчетов — по одному для каждого изготовителя. Поскольку данные отчета сгруппированы, ALM после генерации также включит в него простую и круговую диаграммы. Для создания одного отчета без группирования по производителям, пропустите этот раздел и перейдите к описанию панели "Суммирование".
   
   
2. Укажите Название изготовителя в текстовом поле Группировка.

Панель "Суммирование"

1. Выберите команду Суммирование, чтобы открылась панель Суммирование.
   
   
   
   На панели Суммирование можно выбрать параметры для страницы сводки отчета. Включим в отчет суммарный итог для столбца стоимости.
   
   
2. Для столбца Стоимость установите флажок Сумма.

Панель "Настройки"

1. Выберите команду Настройки, чтобы открылась панель Настройки.
   
   
   
   На панели настроек представлено несколько параметров, упрощающих просмотр и изменение данных в базе данных прямо из созданного отчета.
   

• Параметр Разрешить ссылки позволяет добавить на основную страницу отчета гипертекстовую ссылку для любого столбца, который нужно включить. В созданном отчете можно щелкнуть любое подчеркнутое поле, для которого установлен флажок Разрешить ссылки, и перейти прямо в соответствующую запись актива, чтобы просмотреть данные или изменить их (при наличии необходимых прав).
• Параметр Разрешить общее обновление упрощает внесение изменений в поле данных для нескольких записей активов. Например, можно изменить состояние "Заказано" на "Получено" для всех выделенных записей. В разделе "Разрешить общее обновление" параметры, отображаемые серым цветом (такие как "ИД экземпляра актива"), представляют поля, для которых функция общего обновления недоступна; эти поля не могут обновляться совместно из-за их подчиненности родительскому полю. Для общего обновления доступны только параметры главного (или "родительского") уровня.
• Для включения кнопки для быстрого внесения изменений в состояние данных в сформированном отчете можно щелкнуть стрелку рядом с полем Отображать кнопку состояния для столбца, выбрать столбец, в который нужно вносить изменения, а затем указать новое состояние. Также можно создать надпись для кнопки для идентификации выполняемых изменений.

2. В области Разрешить ссылки выберите значения параметров ИД экземпляра актива, Название местоположения и Название изготовителя.
3. В области Разрешить общее обновление выберите значения параметров Имя актива, Состояние цикла жизни и Название местоположения.

Панель "Безопасность"

1. Выберите команду Безопасность, чтобы открылась панель Безопасность.
   
   
   
   На панели "Безопасность" можно назначать права на чтение или изменение отчета назначенным ранее идентификаторам пользователей, именам групп или ролям. Для получения дополнительной информации см. раздел Роли Asset Lifecycle Manager.
   
   
2. Сделайте необходимые изменения для установки нужных разрешений для отчета. После того, как все они будут установлены, отчет можно считать готовым к выполнению.
3. Щелкните зеленую кнопку с галочкой, чтобы создать отчет.
   
   

Определение данных отчетов

В описанном выше примере был созданы отчеты, включающие следующее:

• Данные отчета были определены на основе шаблона Все компьютеры.
• Из существующих настроек отчета удалены два столбца: Тип актива и Инвент. №.
• Как указывалось ранее, в отчет нужно включать только компьютеры, которые в настоящий момент заказаны для офиса в Лос-Анджелесе.
• Данные отчета отсортированы по параметру Стоимость в порядке убывания (наиболее дорогостоящие сверху).
• В отчете использовалась группировка данных по изготовителю. Это отражается в создании отдельных отчетов для каждого изготовителя. Другие отчеты указаны на итоговой странице.
• Задано, что на итоговой странице необходимо указать суммарную стоимость компьютеров в каждом отчете.
• Заданы три поля, которые могут включать гиперссылки для непосредственного перехода к записи актива, и три других поля, в которых можно выполнять мгновенное "общее обновление" в базе данных активов прямо из отчетов.
• Выполнено назначение ролевых прав доступа (чтение и изменение) к отчетам.

Страница "Суммирование" - один отчет для каждого производителя

Сформированный отчет

Пять отчет для отдельного производителя включает запрошенные данные, которые были подобраны, отсортированы и отображены на основании указанных настроек. Для создания одного отчета, который не сгруппирован по производителям пропустите настройки на панели Группировка.