В следующем примере описываются и иллюстрируются различные
взаимодействия и задачи, которые генерируются, когда запрос актива
проходит различные стадии.
Другие типы автоматизированных запросов обычно содержат подобные
элементы, такие как действия последовательностей, утверждения
запросов, извещения и средства отчетности приложения ALM,
используемые для последовательного выполнения. Имейте в виду, что в
процессе принимают участие различные роли ALM (запросивший,
менеджер учетного центра, менеджер активов и др.) на всех этапах от
отправки до выполнения запроса.
Запросивший
Выполните вход на
web-консоль.
Щелкните Запросы.
Щелкните Запрос
актива.
Укажите учетный центр и причину
создания запроса.
Щелкните Создать.
Это действие откроет панель Информация запроса:
Создать.
Это сохранит запрос и отравит сообщение электронной почты менеджеру
учетного центра для утверждения.
Менеджер учетного центра
Откройте электронное письмо.
Щелкните Утвердить.
Это действие отправит электронное письмо менеджеру активов, в
котором будет ссылка на отчет Инвентаризация/Заказ.
Менеджер активов
Откройте электронное
оповещение.
Щелкните ссылку для открытия отчета
Инвентаризация/Заказ.
Щелкните
Инвентаризация.
Появится форма Информация запроса актива, которая была
отправлена.
Нажмите Сохранить.
Это действие отправит электронное письмо ИТ-специалисту.
ИТ-специалист
Откройте электронное письмо.
Щелкните ссылку для открытия отчета
Выполнение запроса актива.
Проверьте наличие элемента на складе и отметьте, что запрошенный
элемент доступен в инвентаризации.
Щелкните Выполнить.
Появится форма Информация запроса актива.
Откройте вкладку
Выполнение.
Нажмите кнопку Выберите
запись в диалоге Актив.
Это откроет панель Актив: Выбор элемента.
Выберите актив из списка.
Нажмите OK.
Нажмите Сохранить.
Это создаст другое письмо для ИТ-специалиста.
Откройте электронное письмо.
Щелкните ссылку для открытия
отчета подготовки актива.
Найдите нужный элемент и нажмите
кнопку Подготовка.
Будет открыта запись данного актива.
Проверьте информацию записи.
Нажмите Сохранить.
Теперь ноутбук может быть получен или доставлен
запросившему.
Все представленные выше действия предполагали, что в действии 3
запрошенный актив был найден в существующей инвентаризации. Если бы
элемент не был найден в инвентаризации, ИТ-специалист должен был бы
сообщить менеджеру активов, что он может заказать данный
элемент.
Имея открытый отчет выполнения запроса актива,
щелкните Нет инвентаризации.
Это действие отправит электронное письмо менеджеру активов с
указанием, что нужно заказать данный элемент.
Менеджер активов
Откройте электронное письмо.
Щелкните ссылку для открытия отчета
Инвентаризация/Заказ.
Щелкните Заказ.
Появится форма Информация запроса актива.
Проверьте всю информацию.
Нажмите Сохранить.
Это создаст письмо для агента заказа.
Агент заказа
Откройте электронное письмо.
Щелкните ссылку для открытия отчета
Активы для заказа.
Убедитесь, что актив находится в
списке.
Перед переходом к действию 4 нажмите кнопку Экспорт для
экспорта отчета о доставке или отправки электронного письма в отдел
закупок с информацией об активе, который должен быть заказан.
Перейдите к действию 4.
Щелкните кнопку рядом со стрелкой
для общего обновления и выберите Состояние цикла жизни.
Щелкните стрелку в диалоге
столбца общего обновления.
В комбинированном поле выберите
Отправлено для приобретения.
Щелкните зеленую кнопку
отметки.
Теперь агент заказа ожидает получения заказа на поставку. После
получения заказа на поставку выполните следующие действия.
Запустите отчет: Ролевое | Агент
заказа | Активы, отправленные для приобретения по заказу.
Можно использовать функцию общего обновления для обновления
информации заказа на поставку.
Щелкните стрелку рядом с Общее
обновление и выберите Номер заказа на поставку.
Щелкните стрелку в диалоге
столбца общего обновления.
В комбинированном поле выберите
номер заказа на поставку (например, 2009-001).
Нажмите зеленую кнопку
отметки.
Теперь нужно использовать функцию общего обновления для обновления
информации состояния цикла жизни.
Щелкните кнопку рядом со стрелкой
для общего обновления и выберите Состояние цикла жизни.
Щелкните стрелку в диалоге
столбца общего обновления.
В комбинированном поле выберите
Заказано.
Нажмите зеленую кнопку
отметки.
С этого момента система ожидает
получения заказа. В последнем разделе показано, как актив
принимается в систему, и осуществляется завершение обработки
запроса актива.
ИТ-специалист
После того, как ИТ-специалист получил оповещение о прибытии
заказа, он может завершить процесс запроса.
Откройте отчет
Получение.
Выберите заказ на поставку в
отчете.
Это действие откроет отчет получения для заказа на поставку
2009-001.
Нажмите кнопку
Получение.
Будет открыта запись актива, которая была создана во время заказа
ноутбука.
Введите серийный и инвентарный
номера (обязательные для заполнения поля показаны красным
цветом).
Введите любую другую информацию в
запись актива и щелкните Сохранить.
Это действие сгенерирует электронное письмо с извещением
ИТ-специалиста о том, что актив получен и готов к подготовке.
Откройте электронное письмо.
Щелкните ссылку для открытия отчета
Активы для подготовки.
Найдите нужный актив в списке и
нажмите кнопку Подготовка.
Откроется запись актива.
Подтвердите правильность
отображенной информации или сделайте нужные изменения.
Нажмите Сохранить.
Это сделает пометку, что актив подготовлен и назначен для
пользователя. Для подтверждения того, что состояние цикла жизни
актива обновлено корректно, просмотрите его на схеме
состояний.
Щелкните Схема
состояния.
Заметьте, что схема перемещений
между состояниями теперь показывает, что ноутбук назначен
пользователю.
Запросивший
Во время обработки запроса запросивший может в любое время
проверять состояние запроса на web-консоли.
Нажмите кнопку Состояние
запроса.
Выберите запрос из списка и
щелкните его идентификационный номер.
Появится форма Запрос актива.
Текущее состояние запроса
отображается в столбце Состояние цикла жизни.
Запросивший также может проверять состояние запросов активов на
схеме перемещений между состояниями.
Щелкните Схема
состояния.
Выделенный значок отражает текущее
состояние запроса.
